我们都见过它们: 重要文件中令人尴尬的错误，也许是财务上代价高昂的错误。我们对别人的不幸感到畏缩，同时松了一口气: 至少不是我们!但你怎么知道不会是下一次？作为一名法律专业人士，你创建的每一份文件都很重要，不要过于戏剧化，任何错误都可能意味着你职业生涯的结束。合同以具有法律约束力的条件定义了各方的权利和责任。投诉，请愿书，动议和回应构成您的论点，可能会限制您的客户可能获得的救济或增加客户可能欠的罚款。即使是仅供 “内部” 使用的备忘录，也常常构成以后面向客户和法院的文件的基础。然而，太多的律师时间紧迫，以至于他们在文档生命周期管理方面做得不好。我们认为，专注于整个文档起草生命周期并使用最好的起草软件 ，是简化工作流程和改进单个文档的关键，从而为自己和你的公司建立一个谨慎、一致和注重细节的声誉。怎么做？让我们先看看文档生命周期是什么意思。
什么是文档生命周期？
从本质上讲，文档起草生命周期提供了法律专业人员如何从创建，校对到合作伙伴审核生成最终文档的整体视图。在此过程中，首先创建或起草文档，然后彻底检查校对和格式错误，最后与合作伙伴合作进行审查。考虑文档生命周期的所有阶段，确保生成的文档:
- 清晰，可理解，可访问，从神秘的法律或无意义的样板;
- 完整和全面，包括每个必要的论点或条款，同时省略无关或不相关的信息;
- 纠正其陈述的法律和事实适用于这一特定事项;
- 最新的引用和参考文献;
- 一致的格式和风格，符合法院规则和公司惯例; 和
- 没有错误。
同样重要的是，有效的文档生命周期允许法律专业人员快速，轻松地创建这些无可挑剔的文档，而无需重新发明轮子或将时间浪费在重复或盲目的任务上。律师花费60% 时间起草文件; 对这一项任务的改进可能会产生巨大的连锁反应。充分利用以前的工作并与法律工作流程无缝集成，经过精心调整的文档生命周期可最大限度地延长法律专业人员从事高价值工作的时间，并提高工作场所的满意度。
文档生命周期
的四个步骤
1.创建-第一步是创建文档的草稿。添加所有必要的先例和条款，为您的公司设置样式，并生成文档以便共享。
2.检查-一旦草案被创建，它的tiem检查技术和法律结构。确保所有编号和格式问题都已解决，并且整个文档都已校对法律错误。
3.协作-在nogotation阶段，文档将被共享，更新和协作。确保在传输文档时不会遗漏任何细节。确保敏感信息在分发过程中加密也很重要。在最后一步之前，跟踪和管理更改是必要的。
4.发布-一旦你的文件是准备好它的最终版本，它的时间转换成PDF。压缩文件大小，添加到正确的文件夹，并删除敏感内容，然后您就可以放心地发布文档的最终版本。
专注于整个文档生命周期改进了单个文档
创建更好的文档。大多数律师已经根据先前存在的模板或类似案件的示例启动文档。虽然重新使用可以节省时间，但它可能会充满错误。在整个合同中忘记用 “她” 代替 “他” 这样小的事情会让客户怀疑你是否真的在关注她的具体案例，或者你错过了什么。与自动化软件，可从创建开始引导文档通过检查和协作，您可以消除这些创建错误。
检查一切。同样，自动校对文档并通过将文档与其他示例进行比较来引起您对关键子句的注意的软件可以节省时间并改善结果。我们对法律专业人士进行了调查，发现多达三分之一的人没有时间校对他们的文件。环绕文档生命周期解决方案可以在检查阶段为您完成繁重的工作，突出显示校对错误和格式不一致。
无缝协作。今天没有什么是在真空中创造的; 与合作伙伴的合作是制作优秀的个人文档和建立文档示例库的关键。但在协作过程中，文件版本经常失控。审阅者可能从不同版本的草稿开始，也可能看不到其他合作者提出的建议。标准的文字处理软件难以跟上冗长而复杂的文档 (如合同) 的格式和跟踪更改。当一份没有包含所有以前合作者更正的 “最终” 文件被用作新文件的模板时，这些错误可能会被放大。不要成为律师，他的投诉是如此可怕，以至于法院命令他“Certif [y] 诉状已经过英语老师的审查和批准”在拒绝之前。如果你浪费太多时间试图产生无差错的文档，我们可以帮助。
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